Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost TROTINA Auto s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s odkupováním a následný prodejem osobních a užitkových vozů, zprostředkováním prodeje těchto vozů, uzavíráním leasingových a úvěrových smluv v souvislosti s nákupem vozidel, při reklamacích, při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.
Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“). Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s uzavíranými obchodními vztahy vozů nabízených na www.trotina.cz nebo nabízených osobně v našem autobazaru TROTINA.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na www.trotina.cz.
Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti TROTINA Auto s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.
Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.
Společnost: TROTINA Auto s.r.o., sídlo: Ve Dvoře 3, 503 03 Holohlavy, IČO: 25298861, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 14130 (dále jen „Společnost“).
Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.
Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:
Identifikační a kontaktní údaje
Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s odkupem vozidel/uzavřením smlouvy o zprostředkováním prodeje, patří tyto:
Tyto údaje jsou součástí každé Smlouvy o odkoupení motorového vozidla / Smlouvy o zprostředkování prodeje a bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smlouvu uzavřít.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Údaje vyžadované pro identifikaci prodávajícího
Naše Společnost je tzv. povinnou osobou dle ust. § 2 odst. 1 písm. j) zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci trestné činnosti, v platném znění, jelikož obchodujeme /zprostředkováváme obchod s použitým zbožím. Podle ust. § 5 a § 8 tohoto zákona jsme povinni o vás vyžadovat a zpracovávat následující identifikační údaje, které uchováváme v elektronické podobě:
V zákonem odůvodněných případech jsme oprávněni zpracovávat rovněž telefonní číslo, e-mailovou adresu či údaje o zaměstnání či zaměstnavateli. Ust. § 9 odst. 8 citovaného zákona nám dává oprávnění činit si rovněž kopie předložených dokladů (včetně občanského průkazu), a to k naplnění účelu tohoto zákona. Pokud jsou na zadní straně dokladu uvedeny údaje o třetích osobách (např. děti, manželka), budou na pořízení kopii tyto údaje znečitelněné.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).
Při uzavření Kupní smlouvy / Smlouvy o koupi motorového vozidla jsou na těchto smlouvách uváděny následující identifikační údaje:
Tyto údaje jsou součástí každé Kupní smlouvy / Smlouvy o koupi motorového vozidla a bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smlouvu uzavřít.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Pokud nás zmocníte na základě plné moci k provedení registrace vozidla v registru silničních vozidel, vyžaduje správní orgán následující náležitosti plné moci:
Bez jejich uvedení na plné moci bychom nemohli registraci provést.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění uzavřené dohody o plné moci (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Pokud budete mít zájem na financování koupě vozidla prostřednictvím úvěru či zájem na sjednání leasingových splátek, je nezbytnou náležitostí těchto smluv uvedení /poskytnutí těchto osobních údajů a dokladů, které vyžadují bankovní instituce:
Tyto osobní údaje a doklady jsme povinni předat bankovní instituci poskytující úvěr/leasing.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost a plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Pokud na našich stránkách www.trotina.cz vyplníte formulář „Ocenění vašeho vozu“, zpracováváme o vás pro účely vyřízení této poptávky následující osobní údaje:
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s odkupem a prodejem vozidel, sjednáváním úvěru/leasingu, jako např. dodatečné požadavky, vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o předání vozů, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte, zpravidla:
Vaši e-mailovou adresu můžeme v této souvislosti využít i v případě, kdy sami projevíte zájem o zaslání slevových poukazů e-mailem v rámci pořádaných akcí.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. s dopravci, bankovními institucemi, externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem apod.). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty kontaktní údaje např. jako e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), který bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o dodaném zboží, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
V případě, že nás kontaktujete na některém z našich telefonních čísel (800 110 500), na začátku budete upozorněni, že hovor může být nahráván. Společnost nenahrává všechny hovory, ale pouze takové, u kterých náš operátor shledá, že vedou k uzavření objednávky a nákupu zboží z vaší strany.
Pořízené nahrávky následně uchováváme pro účely dokončení a vyřízení vaší objednávky a jako potvrzení, že mezi námi došlo k uzavření kupní smlouvy. Nahrávky jsou uchovávány v celém rozsahu od okamžiku, kdy náš operátor rozhodne, že je nezbytné hovor nahrávat. Dochází tedy ke zpracování zejména těchto osobních údajů:
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Při používání našich stránek www.trotina.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Více informací o tom, jak používáme cookies, naleznete ZDE.
Pokud nás navštívíte v sídle naší Společnosti či v našem autobazaru, jsou vybrané prostory těchto objektů z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením EU.
Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní Směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo Společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.
Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany majetku Společnosti a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).
Společnost zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat.
Osobní údaje zákazníků a dodavatelů
Osobní údaje našich zákazníků, obchodních partnerů či dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření kupní smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv z vad zboží. Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).
Pokud jsme byli povinni provést identifikaci prodávajícího dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, jsme povinni dle ust. § 16 tohoto zákona poskytnuté údaje a doklady uchovávat po dobu 10 let od ukončení obchodu nebo smluvního vztahu se zákazníkem.
Pokud jste nám své osobní údaje sdělili při vyplnění webového formuláře na www.trotina.cz, budeme tyto vaše osobní údaje zpracovávat po dobu nutnou k vyřízení vaší poptávky. Po vyřízení poptávky budeme vaše osobní údaje zpracovávat po dobu 3 měsíců a následně je vymažeme, pokud nebudeme mít jiný zákonný důvod k jejich zpracování.
Osobní údaje ostatní
Údaje z kamerového systému Společnost zpracovává 3 dny od pořízení záznamu (případně po dobu nezbytnou k prošetření vzniklého incidentu).
Účetní údaje Společnost vymazává vždy k 1. 1. roku následujícího po uplynutí 5 let od provedení peněžité transakce, nebude-li v konkrétním případě legislativně vyžadována lhůta delší.
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při uzavírání smluvních vztahů nebo v souvislosti s nimi.
Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb apod. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů - uzavřeny smluvní vztahy, který smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.
Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, Česká obchodní inspekce, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.
Právo na opravu osobních údajů
Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).
Právo na výmaz osobních údajů
Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
Právo na odvolání uděleného souhlasu
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.
Právo na námitku
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (kamerový systém, obhajoba právních nároků).
Právo na podání stížnosti
Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.
Způsob uplatnění práv
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti uvedenou v bodu 1. těchto Zásad či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.trotina.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.
Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.
V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.